Dies ist eine Auflistung häufiger Fragen und Probleme aufgegliedert in die drei Nutzergruppen des Monte-Tools:

• FAQ für Nutzer
• FAQ für Manager
• FAQ für Administratoren

Dies eine Auflistung häufiger Fragen und Probleme aufgegliedert in die Erweiterungspakete des Monte-Tools:

• FAQ für das Arbeitsgruppen-Paket
• FAQ für das Anfragen-Paket
• FAQ für das Import/Export-Paket
• FAQ für das erweiterte Veranstaltungsverwaltung-Paket

Die Aktivierungsmail kommt nicht an. Wie kann ich mich trotzdem registrieren? Der Versand der E-Mail kann bis zu 30min dauern. Bitte überprüfen Sie auch Ihren Spam-Ordner. Wenn Sie dann immer noch keine E-Mail erhalten haben, können Sie eine neue Aktivierungsmail anfordern, indem Sie sich beim Monte-Tool anmelden und anschließend oben im roten Banner auf „Aktivierungsmail erneut versenden“ klicken.
Wenn Sie immer noch keine E-Mail bekommen haben, sollten Sie außerhalb des Monte-Tools Ihren Ansprechpartner zum Monte-Tool in der Schulleitung oder im Elternbeirat kontaktieren.

Ich habe mein Passwort vergessen. Wie kann ich es zurücksetzen? Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie beim Anmeldebildschirm unten auf „Neues Passwort“ klicken. Dann sollten Sie eine E-Mail erhalten, mit der Sie Ihr Passwort ändern können.
Wenn Sie keine E-Mail bekommen, sollten Sie außerhalb des Monte-Tools Ihren Ansprechpartner zum Monte-Tool in der Schulleitung oder im Elternbeirat kontaktieren.

Ich erhalte einen Stundenrabatt. Wie kann ich diesen Einstellen? Diese Einstellung kann nur von Administratoren verändert werden. Sie können im Fragebereich die Administratoren des Monte-Tools kontaktieren.

Ich habe mich beim Erstellen der Familie vertippt. Wie kann ich das ändern? Diese Daten können nur von Administratoren verändert werden. Sie können im Fragebereich die Administratoren des Monte-Tools kontaktieren.

Ich habe als Organisator einen Dienst fälschlicherweise bestätigt. Wie kann ich die Bestätigung wieder aufheben? Als Organisator können Sie nur Dienste bestätigen. Nur Administratoren und Manager können die Bestätigung wieder aufheben. Kontaktieren Sie also die Administratoren im Fragebereich oder nehmen Sie Kontakt zu einem Manager auf.

Ich bin für einen Organisatordienst eingetragen. Wie kann ich mit anderen Teilnehmern kommunizieren? Wenn Sie alle Teilnehmer der Veranstaltung kontaktieren wollen, können Sie in der Veranstaltung auf „E-Mail an Beteiligte“ klicken. Sie können auch einzelne Nutzer kontaktieren, indem Sie auf die E-Mail-Adresse eines einzelnen Nutzers klicken.
Die Nutzer sehen Ihre Kontaktdaten und können deshalb auch Sie kontaktieren.

Wie kann ich Stunden für zusätzlich geleistete Dienste gutgeschrieben bekommen? Um zusätzlich zu den buchbaren Diensten Stunden gutgeschrieben bekommen, müssen Sie im Fragebereich die Administratoren kontaktieren. Diese können Ihnen dann Zusatzstunden buchen, die nach dem Buchen bei Ihnen auch als bestätigter Dienst in der Stundenverwaltung aufgelistet werden.

Ich bekomme jede Woche bzw. jeden Monat E-Mails mit Hinweisen auf meine Stunden, wie kann ich das abstellen? Wenn Sie die E-Mails deaktivieren wollen, können Sie unter „Meine Daten“ und dann „Erinnerungen“ die Einstellungen dazu ändern.

Ich bin Leiter einer AG. Wie kann ich mit den Teilnehmern kommunizieren? Um mit den Teilnehmern einer Veranstaltung kommunizieren zu können, sollten Sie als Organisator der Veranstaltung eingetragen sein. Der Organisatordienst kann auch 0 Stunden haben. So können Sie die Kontaktdaten der Nutzer sehen und die Nutzer können die Kontaktdaten von Ihnen sehen.

Wie kann ich überprüfen, ob alle Eltern ein Konto erstellt haben? Sie können sich die Abrechnungsliste als Excel-Liste herunterladen, auf der alle registrierte Nutzer aufgelistet sind. Damit können Sie abgleichen, welche Nutzer sich noch nicht registriert haben.

Es gibt Nutzer die ihr Konto nicht erstellt haben. Wie soll ich vorgehen? Sie müssen die Nutzer außerhalb des Monte-Tools kontaktieren, da diese Nutzer noch nicht im Monte-Tool aufgelistet sind.

Wie kann ich überprüfen, ob alle Eltern ihr Konto aktiviert haben? Sie können sich in der Benutzerverwaltung alle Konten ansehen, die nicht vollständig registriert sind.

Es gibt Nutzer die ihr Konto nicht aktiviert haben. Wie soll ich vorgehen? Sie können alle Nutzer, die nicht aktiviert sind, im Kommunikationsbereich kontaktieren und die Nutzer bitten, sich erneut anzumelden. Dort können die Nutzer dann die fehlenden Daten ergänzen und eine Familie gründen oder einer bereits bestehenden Familie beitreten.

Zu Beginn des Schuljahres ist der organisatorische Aufwand im Monte-Tool groß, da darauf geachtet werden muss, ob alle Eltern im Monte-Tool registriert sind. Gibt es eine Möglichkeit, dies zu erleichtern? Das Import/Export-Paket ist genau hierfür entwickelt worden. Mithilfe des Zusatzpakets können Sie alle Nutzer ins Tool importiert und auch Änderungen eingepflegt werden. Mehr Infos zum Import/Export-Paket finden Sie hier

Wie gehe ich mit häufig wiederkehrenden Diensten um? Wenn die Dienste an verschiedenen Daten sind, sollten sie in verschiedene Veranstaltungen gegliedert werden. Jede Veranstaltung braucht ein Datum und das System verschickt anhand dieses Datums z.B. automatische Benachrichtigungen. Deshalb sollte jeder Dienst, der an einem anderen Datum stattfindet, in eine eigene Veranstaltung gekapselt werden. Sie haben die Möglichkeit Veranstaltungen zu kopieren, um Zeit beim Anlegen zu sparen. Gerade wenn Dienste häufig wiederkehren, kann Ihnen das erweiterte Veranstaltungsverwaltung-Paket viel Zeit ersparen.

Wie gehe ich mit den Veranstaltungen im Schuljahreswechsel um? Sie haben die Möglichkeit Veranstaltungen zu archivieren. Dadurch bleiben alle Buchungen von Nutzern erhalten. Sie können Veranstaltungen im Archiv auch kopieren und wiederherstellen, falls eine Veranstaltung im folgenden Schuljahr ähnlich durchgeführt werden soll. Sofern mehrere Veranstaltungen wiederkehren sollten Sie einen Blick auf das erweiterte Veranstaltungsverwaltung-Paket werfen, mithilfe dessen u.a. mehrere Veranstaltungen gleichzeitig kopiert werden können.

Gibt es eine Möglichkeit, mehrere Veranstaltungen zeitgleich zu kopieren oder zu löschen? Die Standardversion des Monte-Tools bietet keine Möglichkeit, gleichzeitig verschiedene Veranstaltungen zu verwalten. Mithilfe des erweiterte Veranstaltungsverwaltung-Pakets ist dies und vieles Weiteres möglich. Mehr Infos zum erweiterte Veranstaltungsverwaltung-Paket finden Sie hier.

Ein Nutzer erhält keine Aktivierungsmail. Wie kann ich das Konto manuell aktivieren? Sie können in der Benutzerverwaltung das Konto mit einem Klick auf „Konto aktiviert“ manuell aktivieren. Der Nutzer muss sich danach anmelden und kann, wie beim normalen Registrierungsvorgang seine Daten angeben.

Ein Nutzer kann sein Passwort nicht wiederherstellen. Wie kann ich es zurücksetzen? Wenn ein Nutzer sein Passwort vergessen hat und die Wiederherstellungsmail nicht ankommt, wird ihm empfohlen einen Administrator zu kontaktieren.
Sie können in der Benutzerverwaltung entweder die Wiederherstellungsmail erneut senden oder das Passwort mit einem neuen überschreiben.
Hinweis: Durch Ändern des Passworts sperren Sie den Nutzer vom System aus. Überschreiben Sie also das Passwort nur in Absprache des Nutzers.

Ein Nutzer hat falsche Daten bei der Familienerstellung angegeben. Wie kann ich diese bearbeiten? Sie können die Familiendaten in der Benutzerverwaltung ändern. Bitte beachten Sie die dortigen Hinweise.

Zwei Nutzer sollten der gleichen Familie angehören aber sind in zwei verschiedenen Familien. Wie kann ich diese zusammenführen? Dies kann dadurch entstehen, dass beide Nutzer unterschiedliche Daten von Ihrem Kind angegeben haben z.B. Zweitname oder Tippfehler. Die Familien können dann nicht durch Umbennen zu einer Familie umgewandelt werden. Die Familien müssen über die Familienzusammenführung zu einer Familie zusammengeführt werden, um auch in der Abrechnungsliste korrekt aufgelistet zu werden.

Manche Eltern bekommen Ermäßigungen und müssen weniger Stunden absolvieren. Wie kann ich dies einstellen? Wenn bestimmte Elternteile weniger Stunden als vorgesehen absolvieren sollen, können Ausgleichszusatzstunden gebucht werden. So sehen die Eltern einen vollen Balken und einen grünen Smiley. In der Liste der erledigten Dienste können Sie sehen, wo die Stunden herkommen.
Hinweis: Wir raten davon ab, die Pflichtstunden in den Nutzerdaten auf 0 zu setzen, da dadurch Rechenfehler entstehen können. Auch die Reduzierung der Pflichtstunden sollte so nicht gelöst werden, da die E-Mail-Benachrichtigungen unter Umständen nicht zur wirklichen Buchungsauslastung des Elternteils passen.

Wie kann ich meine Nutzer in Gruppen organisieren? Die Standardversion des Monte-Tools bietet keine Möglichkeit die Nutzer in Arbeitsgruppen zu organisieren. Allerdings könnte dafür das Arbeitsgruppen-Paket interessant für Sie sein. Mehr Infos finden Sie hier

Eine Familie kommt in den Serienbriefdaten doppelt vor. Wie kann ich diese Filtern? Die Serienbriefdatentabelle kann nachträglich in Excel nach doppelten Einträgen gefiltert werden, wie hier beschrieben: Filterung der Serienbriefdaten

Ein Nutzer hat nach dem Import-Vorgang keine Mail für die Akivierung bekommen. Was tun? Klicken Sie unter Verwaltung auf Nutzerdaten und anschließend auf den Button Liste mit X nicht vollständig registrierten Nutzern anzeigen. Unter dem Reiter für Nutzer ohne verifizierte Profile stehen alle Nutzer, die ihren Account nicht aktiviert haben. Klicken Sie bei dem gewünschten Nutzer auf Datensatz bearbeiten, hier können Sie auf der linken Seite Aktivierungsmail erneut senden drücken oder auf der rechten Seite einen Haken bei E-Mail-Adresse bestätigt setzen (stellen Sie sicher, dass es wirklich die korrekte E-Mail-Adresse ist). Anschließend kann der Nutzer ein neues Passwort anfordern, so wie wenn er das Passwort vergessen hätte (Auf der Login-Seite).

In unserer Schule fallen oft kleinere Arbeiten an, die von Eltern erledigt werden. Wir schreiben diesen dann Zusatzstunden gut, jedoch ist der organisatorische Aufwand dafür enorm. Gibt es eine Möglichkeit, Nutzer selbst Zusatzstunden beantragen zu lassen? Das Monte-Tool ist für die Verwaltung von Veranstaltungen vorgesehen. Mithilfe des Anfragen-Pakets können Nutzer allerdings Dienst- und Änderungsanfragen stellen, die mit einem Klick bestätigt oder abgelehnt werden können. Mehr Infos zu diesem und anderen Paketen finden Sie hier.

Verschwinden meine Arbeitsstunden, wenn ich eine Arbeitsgruppe verlasse? Nein! die Arbeitsstunden bleiben nach verlassen der Arbeitsgruppe erhalten.

Ich möchte einer bestimmten Arbeitsgruppe beitreten, kann diese aber nicht sehen. Dies kann daran liegen, dass die Arbeitsgruppe voll oder vom verwaltenden Manager nicht freigeschaltet wurde.

Warum werden mir die Stunden meiner bestätigten Dienstanfrage nicht gutgeschrieben? Dienstanfragen sind so gedacht, dass Sie vor dem eigentlichen Dienst eine Anfrage stellen, diesen dann ausführen und ein Admin/Manager dies dann bestätigt. Das heißt, der Dienst muss zusätzlich bestätigt werden.

In der Import-Maske tauchen komische Zeichen auf. Dies liegt daran, dass Sie im vorherigen Schritt die falsche Kodierung der CSV-Datei angegeben haben. Gehen Sie einen Schritt zurück, laden die Datei erneut hoch und wählen Sie die richtige Kodierung aus.

In der Import-Maske sind alle Daten in der Tabellenspalte Kind-Name aufgelistet. Dies liegt daran, dass Sie im vorherigen Schritt das falsche Trennzeichen angegeben haben. Das richtige Trennzeichen wird jetzt zwischen den Datensätzen angezeigt. Gehen Sie einen Schritt zurück, laden die Datei erneut hoch und wählen Sie das richtige Trennzeichen.

Kann das erweiterte Veranstaltungsverwaltung-Paket mit dem Arbeitsgruppenpaket gemeinsam genutzt werden? Ja! Alle Zusatzpakete des Montetools sind so entwickelt, dass sie untereinander kompatibel sind.