Das Monte-Tool beeinhaltet verschiedene Nutzergruppen. Jede Gruppe hat verschiedene Funktionen, Aufgaben und Rechte. Es werden folgende Benutzerarten und Funktionen unterschieden:
Nutzer ist die unterste der drei Nutzergruppen. Sie können keine Nutzerdaten einsehen oder Veranstaltungen erstellen.
Viele Veranstaltungen haben sogenannte Organisator-Dienste. Diese sind mit deutlich mehr Stunden und mehr Pflichten verbunden: Organisatoren sind Nutzer, aber erhalten Einsicht in die Kontaktdaten der an ihrer Veranstaltung teilnehmenden Eltern. Sie sehen, wer welche Dienste gebucht hat und können die Eltern kontaktieren. Nach einer Veranstaltung müssen Organisatoren die erledigten Dienste bestätigen.