Administratoren können die aktuelle Abrechnungsliste herunterladen und zur Weiterverarbeitung als Excel-Datei speichern. Der Download erfolgt über das Verwaltungs-Menü unter „Abrechnungsliste“. Die Liste beinhaltet die Abrechnung über geleistete und ggf. am Ende des Schuljahres zu begleichende Stunden.

Die Datei beinhaltet zwei Tabellen. Die erste Tabelle „Arbeitsstunden“ enthält die Abrechnung und gibt einen Überblick über geleistete und ggf. am Ende des Schuljahres noch zu begleichende Stunden. Die zweite Tabelle „Serienbriefdaten“ beinhaltet die Anschriften aller Nutzer und ebenfalls die Abrechnung. Diese Tabelle kann als Basis für Serienbriefe an die Eltern genutzt werden.

Beispiel der „Arbeitsstunden“ Tabelle

Beispiel der „Serienbriefdaten“ Tabelle

In der Serienbriefdatentabelle, werden alle Eltern einzeln aufgeführt. Deshalb kann es dazu kommen, dass eine Familie zweimal in der Liste auftaucht. Um diese doppelten Familien zu filtern, können Sie eine Excel-Regel verwenden.

Serienbriefdaten in Excel

Zunächst wählen Sie die Komplette erste Spalte aus. Anschließend klicken Sie auf „Bedingte Formatierung → Regeln zum Hervorheben von Zeilen → Doppelte Werte“

„Bedingte Formatierung → Regeln zum Hervorheben von Zeilen → Doppelte Werte“

Wenn das Popup erscheint, können Sie nun noch die Farbe zum markieren auswählen und können danach bestätigen.

Das Popup für Bedingte Formatierungen

Jetzt werden alle doppelten Werte in der ersten Spalte markiert.

Gefilterte Serienbriefdaten

Bei der Abrechnungsliste können vor allem folgende Probleme auftreten:

• Familien sind doppelt vorhanden

Antworten auf die oben genannten Probleme finden Sie im Bereich FAQs für Administratoren